Технология внедрений

Автоматизация может происходить по сценарию «Проект» и «Сопровождение».
 
При осуществлении внедрения по сценарию «Проект» мы придерживаемся разбивки проектов на малые, средние и крупные. 
 
При внедрении средних и крупных проектов необходимо соблюдать определенную последовательность выполнения жизненных циклов проекта:
  • Разработка предварительного описания работ и устава проекта
  • Разработка технического задания
  • Эффективное управление проектом
  • Опытная эксплуатация
  • Промышленная эксплуатация
  • Подписание договора сопровождения
 
Для малых предприятий используется упрощенная схема:
  • Подписание типового устава проекта
  • Установка и настройка программы
  • Обучение персонала
  • Подписание дополнительного соглашения на промышленную эксплуатацию для проверки занесенных данных
  • Подписание договора сопровождения или договор на подписку ИТС
 

Средние и крупные проекты

Разработка предварительного описания работ и устава проекта
 
Разработка предварительного описания работ - один из важнейших этапов успешного внедрения проекта. Эта работа служит фундаментом для всей последующей работы над проектом.

Разработка предварительного описания работ начинается с ознакомительных бесед с руководством компании, начальниками отделов, технологами на производстве.

В первую очередь выявляются основные проблемы предприятия, описываются текущие технологические процессы в производстве. Руководство определяет основные структурные единицы предприятия, а так же выделяет первоочередные, наиболее важные и менее важные цели, которые необходимо достигнуть в процессе реализации проекта.

Руководители отделов объясняют структуру своего отдела, основные документы и основные потоки документооборота в отделе, а так же взаимосвязи между другими отделами. Составление схем работы отделов и схем документооборота, проходят при непосредственном участии, как сотрудников внедренческого центра, так и сотрудниками предприятия.

Необходимо понимать, что работа по составлению подобных схем и консультаций специалистов внедренческого центра отвлекает сотрудников предприятия от своих непосредственных задач. Данный вопрос должен быть решен руководством предприятия с самого начала. Так же, желательно, что бы был выделен специальный сотрудник отвечающий за взаимодействие с внедренческим центром, способный оперативно решать все возникающие организационные вопросы, тем самым, экономя время, как специалистов внедренческого центра, так и время сотрудников предприятия.

В готовом предварительном описании работ отражены не только основные движения документов, но и количество входящих, исходящих, внутренних документов. Задокументированы все формы отчетов, которые выходят из отделов, входящие отчеты, которые необходимы руководству отделов. При необходимости, документируются формы нестандартных отчетов, которые требуются вышестоящим организациям. Проводиться анализ технической базы предприятия, выявляется возможность реализации проекта на текущей базе. В предварительном описании работ отражаются общие схемы принятия и согласования решений по изменению объемов выпуска продукции, закупки и продажи, определена информация, и данные, на основе которых принимаются подобные решения.

Результатом предварительного описания работ является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе (или пакете документов) отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборота между отделами, приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии. Данный документ очень важен не только внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовывать проект, но и руководству предприятия. Он позволяет четко увидеть недостатки управленческой структуры, её возможную избыточность или "узкие" места. Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимые решения по частичной реорганизации отделов, переносу отдельных функций с одних подразделений на другие, ещё до начала составления технического задания на автоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализации проекта.

Разработка предварительного описания работ является основой для определения содержания и создания иерархической схемы работ. В предварительном описании намечены возможные пути упрощения и автоматизации документооборота, отражены общие пожелания руководителей отделов и компании в целом, к схемам реализации проекта.
 
На основе предварительного описания работ подготавливается проект «Устава проекта». Устав проекта выступает базовым руководящим документом проекта и определяет функциональные и организационные рамки проекта, содержание и результаты работ, методы определения стоимости и длительности работ, организационную структуру проекта и регламент взаимодействия участников проекта.
 
Разработка технического задания
 
Техническое задание составляется специалистами исполнителя и сотрудниками заказчика на основе требований к результатам проекта со стороны всех заинтересованных лиц заказчика – акционеров, руководства компании, начальников отделов, технологов производства, сотрудников бухгалтерии.
 
Техническое задание составляется после разработки проекта «Устава проекта» и разработки предварительного описания работ, в нем отражаются все требования к разработке и эксплуатации создаваемого программно-аппаратного комплекса.
 
В техническом задании должны быть отражены решения задач, которые ставятся руководством предприятия, начальниками подразделений и отделов, технологами производства, бухгалтерией. В техническом задании очень важно проработать все документы, журналы документов и отчеты которые будут изменены или добавлены в создаваемый программно-аппаратный комплекс. В техническое задание должна быть включена как текстовая информация, объясняющая поставленные задачи и способы их решения, так и графическое изображение документов, журналов, отчетов.
 
Формы документов, которые будут изменяться или вновь создаваться, а так же содержание всех полей документа,  должны быть графически изображены и согласованы с руководством предприятия, и/или непосредственными пользователями данных документов. Функции всех полей документов должны быть подробно и ясно описаны, должен быть согласован алгоритм заполнения табличной части документа. Печатные формы должны быть согласованы со всеми пользователями данных документов. Журналы документов так же являются частью технического задания. Перед началом работы по внедрению проекта состав и формы журналов должны быть определены.
 
По нашему опыту, отчеты являются наиболее важной частью технического задания, так как именно ради получения информации, которая будет представлена в данных отчетах, обычно и начинается процесс автоматизации. Поэтому проработка форм и содержания отчетов является очень ответственным этапом в составлении технического задания на автоматизацию предприятия. Все формы отчетов должны быть разработаны при тесном взаимодействии всех заинтересованных пользователей информации с сотрудниками исполнителя. Перед началом работы с проектом очень важно разработать и утвердить формы отчетов, так как в дальнейшем если возникнет необходимость добавления или изменения отчетов, возможно возникновение ситуации, когда для построения отчетов будет недостаточно первичной информации, т.е. в программно-аппаратный комплекс не будут заложены документы, данные которых могут послужить базой для составления каких либо новых отчетов. Поэтому основная масса вопросов по составу и формам будущих отчетов должны быть решены на этапе составления технического задания.
 
После ознакомления с требованиями предприятия к будущему проекту и утверждения состава и форм всех документов, журналов документов и отчетов, специалисты прорабатывают внутренню структуру программного комплекса. Например, должна быть разработана структура регистров накопления информации, бухгалтерская аналитика, виды и структура внутренних справочников.
 
Немаловажным этапом составления технического задания, является определение и решение проблем технической базы. Определяются требования к компьютерам и компьютерным сетям для обеспечения успешной реализации проекта, а так же дальнейшей работы всего программо-аппратного комплекса. На этапе составления технического задания, должны быть поставлены и решены не только технические вопросы, но и вопросы организационного характера, определены ответственные лица как на предприятии так и со стороны исполнителя, определены возможные изменения в составе сотрудников предприятия, например, изменении состава внутреннего отдела автоматизации, бухгалтерии, изменении должностных инструкций.
 
Результатом работы по составлению технического задания является подробный официальный документ, подписанный как руководством исполнителя, так и руководством предприятия, в котором отражены все аспекты предстоящей работы. После составления технического задания становится возможна оценка времени и стоимости реализации проекта.
 
Эффективное управление проектом
 
Управление проектами — это одна из эффективных управленческих технологий, основу которой составляют планирование, мотивация, развитие грамотных коммуникаций внутри проекта, создание более гибких организационных структур.
 
Разработка новых продуктов и услуг, реинжиниринг, строительство здания, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной кампании — все это примеры мероприятий, носящих характер проекта.
 
Внедрение программного обеспечения на предприятии является ярчайшим примером проекта.
 
Для эффективного управления мы будем выполнять следующие функции:
 
Общее управление проектом
  • Разработка устава проекта
  • Разработка предварительного описания работ
  • Разработка плана управления проектом
  • Мониторинг и управление работами проекта
  • Общее управление изменениями
  • Закрытие проекта
Управление содержанием проекта
  • Разработка технического задания
  • Общее управление изменениями
Управление сроками проекта
  • Декомпозиция работ
  • Определение взаимосвязей
  • Оценка ресурсов
  • Оценка длительности
  • Разработка план-графика
  • Управление план-графиком
Управление стоимостью проекта
  • Стоимостная оценка
  • Разработка бюджета расходов
  • Управление стоимостью
Управление качеством проекта
  • Планирование качества
  • Процесс обеспечения качества
  • Процесс контроля качества
Управление человеческими ресурсами
  • Планирование управления рисками
  • Определение рисков
  • Планирования реагирования на риски
  • Мониторинг и управление рисками
 
Опытная эксплуатация
 
Опытная эксплуатация проводиться сотрудниками заказчика путем дублирования месяца работы или по составленному и согласованному с заказчиком тестовому примеру.
 
Промышленная эксплуатация

С началом введения системы в рабочее состояние начинается промышленная эксплуатация. В этот период сотрудники исполнителя будут контролировать и оказывать помощь в ведении базы.

Подписание договора сопровождения
 
При отсутствии у заказчика специалистов по внедренному программному обеспечению, мы предлагаем вам заключить договор сопровождения.
 

Малые проекты

Подписание типового устава проекта
 
Подписание типового устава проекта регулирует риски проекта и взаимоотношений между заказчиком и исполнителем. Если на этапе заключения договора уже известна информация для урегулирования рисков и взаимоотношений между заказчиком и исполнителем.
 
Установка и настройка программы
 
Установка и настройка включает в себе:
  • установку конфигурации без изменения функционала системы
  • заполнение констант и классификаторов
  • заполнение заказчиками справочников информационной базы
 
Обучение персонала
 
Обучение персонала проводится организованно для всех сотрудников заказчика, либо конкретно с локальным пользователем или группой пользователей.
 
 
Подписание дополнительного соглашения на промышленную эксплуатацию для проверки занесения данных
 
Если есть желания и средства, то можно заключить дополнительного соглашения на опытную эксплуатацию. Мы поможем вам:
  •  закрыть период
  • проверить введенные данные
  • проведем необходимые консультации
 
Подписание договора сопровождения или договора на подписку ИТС
 
Договор сопровождения может включать в себя: часовую оплату, выбор тарифа, подписку на ИТС. Заключение договора на сопровождение может в себя включать и договор на промышленную эксплуатацию.
 
Так же можем Вам преложить схему автоматизации по сценарию "Сопровождение"